eDoz: Noten / Resultate -> Listen exportieren, bearbeiten, importieren

Listen können exportiert, in einer externen Applikation (beispielsweise Excel) bearbeitet und wieder importiert werden.

Dies kann sinnvoll sein, wenn beispielsweise Endnoten aus mehreren Teilnoten berechnet werden.

Beachten Sie auch die generellen Hinweise zum Export. Wird die exportierte Datei in Excel geöffnet, sieht sie wie folgt aus (Beispiel):

In diesem Beispiel handelt es sich um die Liste zu einer Sessionsprüfung.

Bem.: Listen zu Semesterendprüfungen enthalten keine Spalte „ +/- (Notentendenz)“

Regeln für die Bearbeitung der Datei

Damit der Import funktioniert, gelten die folgenden Regeln:

• Nur eine eDoz-Exportdatei kann für den Import verwendet werden. Es können also keine selbst erstellten Listen importiert werden (ID und Prüfsumme sind zum Import notwendig).
• Die Importdatei muss im gleichen Format wie die Exportdatei gespeichert werden: Text-Datei (.txt), Tabstopp getrennte Daten
• Der Import muss in derselben Sprachversion wie der ursprüngliche Export erfolgen, d. h. wurde eine Liste in Englisch exportiert muss der Import mit englischem Login erfolgen.
  
• Exportierte Spalten dürfen nicht gelöscht werden.
• Exportierte Zeilen dürfen hingegen gelöscht werden (kann sinnvoll sein, wenn mehrere Personen Noten eines Faches eintragen, siehe unten).
• Zwischen die exportierten Spalten dürfen keine zusätzlichen Spalten eingefügt werden.
• Die Reihenfolge der exportierten Spalten darf nicht verändert werden.
• Von den exportierten Spalten dürfen nur die Spalten „Note“, „Resultat“, „+/- (Notentendenz)“ und „*(Abbruch/nicht erschienen)“ mutiert werden (direkte Eingabe von Werten oder Formeln). Welche Spalten effektiv vorhanden sind ist abhängig von der Form der Leistungskontrolle.
• Spaltenbezeichnungen dürfen nicht geändert werden.
• In eDoz bereits vorhandene aber noch nicht gelieferte Resultate werden beim Import überschrieben, dies gilt auch für leere Felder.
• Nicht alle Noten/Resultate in der Importdatei müssen vor dem Import erfasst werden. Importiert werden alle Noten/Resultate – auch „keine“ (leere Angaben).
  Achtung das bedeutet u. a., dass allenfalls seit dem Export in eDoz eingetragene Werte durch leere Felder der Importdatei überschrieben werden!
• Der Import für bereits als PDF erstellte, d.h. gelieferte Resultate wird ignoriert.
• Nach leeren Zeilen wird der Import abgebrochen, d. h. es werden nur Zeilen vor einer leeren Zeile importiert. Siehe dazu unten unter Tipps.

Sortierreihenfolge: Achtung bei Umlauten in Namen

Beachten Sie bitte, dass die Sortierung bei Umlauten (hier relevant: in Namen) nicht standardisiert ist. Fast jede Datenbank/Applikation (Excel, Filemaker, Access, Oracle...) hat "eigene Vorstellungen", in welcher Reihenfolge bei Umlauten oder Sonderzeichen sortiert wird.
Überprüfen Sie bitte daher immer, ob eingegene Noten tatsächlich zum richtigen Namen gehören.

eDoz (Oracle) ignoriert Umlaute/Sonderzeichen, die Sortierreihenfolge bei "ü" im Namen wäre beispielsweise:

• Prati
• Püntener
• Puri
• Püthé

Spezialfall für Benutzer/innen von Mac OS X

Zeichenkodierung: Westlich (ISO-8859-15)
Zeilenumbrüche: Windows (CR+LF)
Feldbegrenzer: Tabstopp
Je nach individueller Konfiguration kann es vorkommen, dass bei einer Übernahme der Liste aus dem Mac-eigenen Editor mittels kopieren/einfügen in eine andere Applikation (z. B. Excel, Filemaker, iWork/Numbers) zwischen jeder Zeile eine Leerzeile eingefügt wird. In solchen Fällen bricht der Import bereits nach der ersten Zeile ab.

Öffnen Sie die Datei in diesem Fall direkt in der entsprechenden Applikation und wählen Sie als Dateiursprung Windows anstelle von Macinstosh. Beachten Sie bitte auch die generellen Hinweise bezüglich des Öffnens von exportierten Dateien auf dem Mac.

Überprüfen Sie vor dem Import, dass die Einstellung nicht verloren gegangen sind.

Spezialfall (US)englisches OpenOffice, Gnumeric

Zeichenkodierung: Westlich (ISO-8859-15)
Zeilenumbrüche: Windows (CR+LF)
Feldbegrenzer: Tabstopp
Öffnen Sie die exportierte TXT-Datei als Tabelle (table) und stellen Sie sicher dass:

1. Der Zeichensatz auf Western Europe (Windows) eingestellt ist. Ansonsten gehen Umlaute verloren und der nachträgliche Import schlägt fehl.
2. Die Feld-Begrenzer (field delimiter) auf Tabstopp (tab) gesetzt sind.
3. Die Text-Begrenzer (text delimiter) leer sind.

Für den definitiven Import in eDoz als text.-csv abspeichern. Überprüfen Sie, dass dabei 1. und 2. nicht verloren gegangen sind.

Gültige Werte

• Noten: auf Viertel-Note gerundet. Beispiel für eine Rundungsformel siehe unten
• leere Felder, also keine Eingabe
• Resultate: „ NB “ (für nicht bestanden) oder „ Best “ (für bestanden)
• Notentendenz: „ + “ oder „ - „.
• Abbrüche: „ * “

Hinweis: Je nach Ihren Einstellungen werden in Excel „ + “, „ - “ oder „ * “ als unvollständige Formel interpretiert, falls Sie das Feld mit „Tab“ verlassen. Schliessen Sie in diesem Fall mit „Enter“ ab.

Tipps zur Bearbeitung und zum Import

• Unter Berücksichtigung obiger Einschränkungen können Zeilen und Spalten beliebig gelöscht oder hinzugefügt werden - Zeilen können beliebig hinzugefügt, Spalten jedoch nur angehängt werden. Beim Import werden manuell eingefügte Zeilen/Spalten ignoriert.
• Sortierung der Datei ist möglich, so lange die Konsistenz der Datensätze gewährleistet bleibt.
• Wir empfehlen, Resultate entweder nur manuell in eDoz zu erfassen oder ausschliesslich mit Export-/Import-Dateien zu arbeiten. Das Risiko, dass direkt in eDoz erfasste Resultate sonst ungewollt durch importierte Daten überschrieben werden ist relativ gross.
• Liefern mehrere Personen Resultate (z. B. Gruppenorganisation durch mehrere Assistierende) empfehlen wir, die Datei aufzuteilen und jeder Person nur genau die Studierenden (Zeilen) zur Bearbeitung zu übergeben, für die sie jeweils Noten/Resultate liefern soll. Ansonsten besteht ein gewisses Risiko, dass versehentlich falsch eingetragene Werte bereits vorhandene Resultate überschreiben (z. B. verrutschen um eine Zeile; leere Zeilen, die bereits vorhandene Werte überschreiben u. ä.).
  
• Nach leeren Zeilen wird der Import abgebrochen, siehe oben. Dies kann von Nutzen sein, wenn eine Notenliste z. B. auf verschiedene Assistierende aufgeteilt und entsprechend sortiert wird. Dadurch kann sichergestellt werden, dass nicht fälschlicherweise bereits vorhandene Noten überschrieben werden.
• Vorschlag für Rundungsformel: vn = RUNDEN(MITTELWERT(x,y,z)*4;0)/4  (wobei vn = auf Viertel gerundete Schlussnote; x,y,z = Einzelnoten)

Weist das Protokoll des Datenimports Fehler aus empfehlen wir, vor dem definitiven Speichern nicht nur die fehlerhaften Datensätze zu untersuchen sondern auch die technisch korrekt eingelesenen Datensätze nochmals zu überprüfen um sicher zu stellen, dass nicht z. B. beim Eintragen Zeilen verrutscht sind.